Ben jij iemand die houdt van orde en overzicht, heb je een luisterend oor en wil je een verbindende kracht zijn voor vrijwilligers?
Dan is deze baan misschien iets voor jou:
Administratief medewerker secretariaat Parochie (ca. 16 uur)
In deze baan gebruik je jouw administratieve en communicatieve vaardigheden om de Heilige Mariaparochie in Amstelveen, Amsterdam-Buitenveldert en Ouderkerk aan de Amstel beter te doen besturen. Je werkt zowel zelfstandig als samen met de pastores, het parochiebestuur en de vele vrijwilligers. Deze functie is een spilfunctie binnen onze parochie, waarbij je onder meer enkele parochiële activiteiten coördineert, zaken archiveert en zorgt dat de parochie goed bereikbaar is. De taken stem je af met de pastoor en de vicevoorzitter van het parochiebestuur (PB).
Administratief
Secretariaat van algemene zaken van parochiebestuur en pastoresteam:
- Afhandeling post en de mailbox van het secretariaat (doorsturen naar Pastores en leden PB)
- Correspondentie namens parochiebestuur en pastoresteam (berichten aan bisdom en instanties)
- Zorgen voor bereikbaarheid van de parochie in geval van pastorale nood, ook in het weekend
- Beheer van het digitaal archief van de parochie (officiële stukken: personeelszaken, contracten, etc.)
Coördinator
- Initieel aanspreekpunt en coördinator van planning van uitvaarten (pastores en contacten locaties)
- Met vrijwilligers zorgen voor bereikbaarheid van de parochie voor pastorale noodhulp.
- Contactpersoon voor vrijwilligers groepen (uitvoering schema taken en vieringen)
- Ondersteuning bij het verzorgen van parochiële bijeenkomsten, zoals jubilea etc.
- Bijhouden en verspreiden van activiteitenkalender en het liturgierooster.
- Publiceren van agenda en artikelen op de website.
- Als aanspreekpunt in de parochie ben je regelmatig fysiek aanwezig op het secretariaat Urbanus Amstelveen Bovenkerk (bij voorkeur 3 verschillende dagen in de week)
Persoonlijk assistent Deken pastoor
- Incidentele correspondentie van het dekenaat Meerlanden
- Verzenden van uitnodigingen, kerst en paaswensen (2 a 3 keer per jaar)
Competenties
Om deze functie goed te kunnen vervullen vragen wij om een persoon met de volgende competenties:
- Samenbindend en goed kunnen samenwerken met verschillende geledingen in de organisatie met affiniteit met een kerkelijke geloofsgemeenschap.
- Organisatie-sensitief zijn, waarbij met gevoel voor de juiste verhoudingen de juiste keuzes gemaakt worden.
- Empathisch vermogen, maar tegelijkertijd ook doortastend en daadkrachtig waarbij steeds de juiste belangenafweging worden gemaakt.
- Handigheid met digitale applicaties zoals Microsoft Office om accuraat de administratieve processen zorgvuldig en nauwgezet kunnen uitvoeren.
- Sterke communicatie, zowel mondeling als schriftelijk.• Goed werk kunnen plannen en organiseren met de juiste prioriteiten stellen, juiste planning kunnen maken. Hoofd- en bijzaken kunnen onderscheiden.
- Integer en discreet om kunnen gaan met vertrouwelijke informatie en belangrijke signalen uit de organisatie herkennen en met inachtneming van de vertrouwelijkheid waar nodig adresseren bij pastoresteam en/of parochiebestuur.
Ben je geïnteresseerd in deze functie, dan kun je contact opnemen met Jeroen Potjes, lid van parochiebestuur verantwoordelijk voor personeelszaken. Stuur je interesse met cv naar personeelszaken@heiligemariaparochie.nl. Wij zullen contact met je opnemen. Het proces verder zal zijn eerst een gesprek met Jeroen Potjes en uiteindelijk een gesprek met onder anderen pastoor-deken Jongerden.
Voor deze functie zijn de standaard Arbeidsvoorwaarden voor een medewerker in dienst van een kerkelijke instelling in de R.K. Kerkprovincie van Nederland van toepassing. Salaris indicatie voor deze functie rond de 3000 euro bruto per maand voor een voltijds 38-urige werkweek. Het deeltijdspercentage voor een 16-urige werkweek is 42%. Uiteindelijke salaris hangt onder meer af van de relevante ervaring.
Graag zien we je gemotiveerde e-mail tegemoet